今日からできる!生産性を高めるためのちょっとしたコツ

自分の行動をチェックしよう

残業時間は出来るだけ少なくしたいものです。早く家に帰れば家族との団欒の時間が取れますし、ゆっくり自分の時間を過ごせます。企業側にも、人件費を抑えられるのでメリットがあります。

残業時間を減らすために、1日の労働時間を具体的に分析してみましょう。ミーティングの時間、資料作成の時間、メールを書く時間、それぞれ何分掛かっているか記録に残すのです。1つの作業に掛かるおよその時間が分かれば、次回のスケジューリングのときに目安になります。資料作成中に調べ物をして脱線したり、同僚に質問されて作業が中断されることもあるでしょう。こういう余分な時間も含めます。記録をつけることで、1つのタスクを完了するまで集中力が続いているかも分かるのです。

やることリストは全部書きだそう

一日の仕事を始める前に、ToDoリストを作って管理するのは定番のやり方です。生産性を上げるコツは、思い付く全てのやることをToDoリストに書き出すことです。どんな些細なことでもいいのです。「机の上の不要な書類を捨てる」とか「ストレッチをする」をリストに入れてしまいます。この程度のタスクなら頭の片隅に入れていても大丈夫だと思えますが、ずっと意識して覚えておくのは思いのほかストレスです。時間に追われると些細な事柄は忘れてしまいます。やろうと思ったことは全部ToDoリストに書いてしまえば、メモに残るので見ればいいだけです。やることを覚えておくためのリソースを解放することに繋がり、目の前のタスクに集中できるようになります。

ワークフローシステムは、フロー制御に始まり社員などのユーザー管理、他システムとの連係や入力フォーム機能などを有します。これらの機能を有効活用することで、社内の業務効率化が実現します。